Namsskogan kommune
Sekretær - arkiv, HR og service
Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen.
Stillingen har en sentral funksjon i kommunens administrative arbeid, med hovedvekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR- og personalområdet. Du vil også bidra i kommunens service overfor innbyggere og ansatte.
Vi ser etter deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og liker å skape orden, struktur og gode arbeidsprosesser. Stillingen innebærer både selvstendig arbeid og tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte i kommunen
Arbeidsoppgaver Sentrale arbeidsoppgaver vil være: • mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem • oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv • veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet • oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering • administrativ bistand innen HR- og personalområdet • betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen • fakturabehandling og andre administrative oppgaver • bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen
Arbeidsoppgavene kan endres i takt med kommunens behov og utviklingen av digitale arbeidsprosesser.
Kvalifikasjoner Det er ønskelig at du har: • fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning • erfaring fra administrative oppgaver • gode digitale ferdigheter og god systemforståelse
Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning. Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.
Personlige egenskaper Vi ser etter deg som: • arbeider nøyaktig, strukturert og selvstendig • har god forståelse for administrative rutiner og arbeidsprosesser • har gode digitale ferdigheter og lærer nye systemer raskt • kommuniserer tydelig og liker å veilede og hjelpe andre • er serviceinnstilt og møter innbyggere og kollegaer på en profesjonell og imøtekommende måte • håndterer flere oppgaver samtidig og evner å prioritere og overholde frister • er fleksibel og tilpasser deg endringer i oppgaver og arbeidsprosesser • samarbeider godt og bidrar positivt til utvikling av avdelingen
Vi tilbyr Hos oss får du: • en variert stilling med en sentral rolle i kommunens administrative arbeid • et bredt arbeidsområde innen arkiv, HR, service og administrasjon • mulighet til å bidra til utvikling av gode rutiner og digitale arbeidsprosesser • samarbeid med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen • en arbeidshverdag med både selvstendige oppgaver og kontakt med kollegaer og innbyggere • lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk
Stillingen lønnes i stillingskode 6863 – Gruppe 1 fagarbeiderstillinger.
Kontaktinformasjon Aseel Samman, arkiv- og serviceavdeling, 909 61 278
Arbeidssted R.C. Hansens vei 2
7890 Namsskogan
Nøkkelinformasjon: Arbeidsgiver: Namsskogan kommune