Kolumbus AS
Rådgiver forvaltning og fellestjenester
Vi søker en rådgiver som vil ha et helhetlig ansvar for Kolumbus’ lokaler, avtaler, arkiv og fellestjenester. Du rapporterer direkte til direktør for økonomi, virksomhetsstyring og fellestjenester, og får tillit, handlingsrom og kort vei til beslutningene. Stillingen kombinerer strategisk utviklingsarbeid med operativ oppfølging av den daglige driften. Du følger opp lokalene, avtalene og arkivet, og er pådriver for at rutinene for arkiv og avtaleforvaltning følges i hele organisasjonen. Du blir et viktig bindeledd mellom ansatte, ledelse, huseier og leverandører, og gir praktisk støtte til styremøter og ledermøter. Hos oss får du en nøkkelrolle i en organisasjon som hver dag arbeider for å gjøre kollektivtransporten enklere, smartere og mer bærekraftig for innbyggerne i Rogaland. Stillingen passer for deg som trives med å skape struktur, ta ansvar og finne gode løsninger på tvers av fagområder.
Arbeidsoppgaver Som rådgiver forvaltning og fellestjenester får du varierte arbeidsdager. Du har ansvar for Kolumbus’ lokaler, avtaler og arkiv, og bidrar i forbedringsarbeid og tverrfaglige prosjekter. Du sørger for at rutinene er tydelige og blir fulgt, og at ledelsen får beslutningsgrunnlag i god tid.
Forbedring og utvikling
• Identifisere, initiere og gjennomføre forbedringstiltak innen lokaler, avtaler og arkiv • Utarbeide og oppdatere rutiner innen eget ansvarsområde • Sikre strukturert dokumentasjon og etterprøvbarhet • Bidra i utviklingsarbeid, interne prosjekter og tverrfaglig samarbeid • Utarbeide beslutningsgrunnlag og anbefalinger innen eget ansvarsområde Avtaleforvaltning
• Forvalte og følge opp avtaler for fellestjenester i Kolumbus’ kontraktsforvaltningssystem • Utarbeide og vedlikeholde rutiner for avtaleforvaltning • Være pådriver for riktig bruk av kontraktsforvaltningssystemet i hele organisasjonen • Holde oversikt over avtaleperioder, opsjoner, frister og forpliktelser • Varsle ledelsen i god tid før avtaler løper ut, opsjoner må utløses eller nye anskaffelser må igangsettes • Følge opp leverandører og bidra til gode leveranser og kostnadseffektiv drift • Bidra med behovsavklaringer og støtte ved anskaffelser innen eget fagområde • Gi opplæring og veiledning i avtaleforvaltning Arkiv og dokumentforvaltning
• Forvalte og videreutvikle arkiv- og dokumentbehandlingssystemet • Sikre at arkivlovgivningen og arkivrutinene følges • Utarbeide og vedlikeholde rutiner for arkivering og bruk av arkivsystemet • Være pådriver for riktig bruk av arkivsystemet i hele organisasjonen • Følge opp at arkivrutinene etterleves, og melde fra til ledelsen når det er behov for tiltak • Gi opplæring og veiledning til ansatte Bygg og lokaler
- •Ha det daglige ansvaret for å følge opp Kolumbus' bygg og lokaler
- •Koordinere vedlikehold, drift og forbedringer med huseier og leverandører
- •Følge opp avvik, HMS og tekniske behov
- •Sikre velfungerende kontorlokaler og fellesarealer for ansatte og besøkende
- •Planlegge og gjennomføre flytting, ombygging og tilpasning av lokaler, i tett samarbeid med Organisasjon og mennesker
Støtte til ledelsen og kontordrift
- •Tilrettelegge praktisk for styremøter og ledermøter
- •Koordinere innkjøp av utstyr og forbruksvarer, post og budtjenester
Kvalifikasjoner Vi ser etter deg som har relevant høyere utdanning og erfaring fra drift, avtaleforvaltning og arkiv. Du har gode digitale ferdigheter og trives med å jobbe etter tydelige rutiner og regelverk. Vi ser etter deg som har:
• Bachelorgrad innen økonomi og administrasjon, statsvitenskap, arkivfag, eiendomsforvaltning, drifts- og eiendomsledelse eller annen relevant utdanning på samme nivå • Erfaring med drift og oppfølging av bygg, lokaler eller fellestjenester • Erfaring med avtaleoppfølging og leverandørkontakt • Erfaring med arkiv- og dokumentforvaltning, gjerne fra offentlig sektor • Kjennskap til relevant regelverk, herunder arkivloven, offentleglova og HMS-krav • God digital kompetanse og systemforståelse • God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk. Det er en fordel om du har:
- •Erfaring med bruk og forvaltning av arkivsystemer
- •Erfaring med bruk av kontraktsforvaltningssystemer
- •Erfaring med offentlige anskaffelser
- •Erfaring med å utarbeide rutiner og gi opplæring
- •Erfaring med forbedrings- og utviklingsarbeid
Personlige egenskaper Du er strukturert, nøyaktig og opptatt av kvalitet i det du leverer. Du får energi av å holde oversikt over flere ansvarsområder samtidig, og du tar initiativ og eierskap uten å vente på at andre skal si hva som må gjøres. Du trives med å jobbe selvstendig, men vet verdien av godt samarbeid. Du er trygg i rollen som pådriver, og følger opp kollegaer på en tydelig og serviceinnstilt måte. Du har høy integritet og bygger gode relasjoner på tvers av fagområder. Og så håper vi at du setter pris på et arbeidsmiljø med godt humør og glimt i øyet. Vi tilbyr Hos oss får du en selvstendig rolle med helhetlig ansvar og stor frihet til å forme stillingen og videreutvikle fellestjenestene i årene som kommer. Du blir en del av et kompetent, uformelt og inkluderende arbeidsmiljø, der samarbeid, utvikling og engasjement står sterkt. Kontoret ligger midt i Stavanger sentrum, med kort vei til buss, tog og en lunsjtur rundt Breiavatnet.
- •Et samfunnsoppdrag som betyr noe for innbyggerne i Rogaland
- •Konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår
- •Gode pensjons- og forsikringsordninger i KLP
- •Fleksible arbeidsordninger
- •Faglig utvikling og kompetanseheving
- •Kollektivtransportbillett
- •Trening i arbeidstiden, aktivt bedriftsidrettslag og subsidiert lunsjordning
Kolumbus er underlagt offentlighetsloven. Det innebærer at opplysninger om søkere kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å bli unntatt fra søkerlisten. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren bli varslet og få anledning til å trekke søknaden før offentlig søkerliste blir gjort tilgjengelig. Kontaktinformasjon Kim Richter, Direktør Økonomi, Virksomhetsstyring & Fellestjenester, +47 94531562
Arbeidssted Jernbaneveien 9
4005 STAVANGER
Nøkkelinformasjon: Arbeidsgiver: Kolumbus AS